예약을 받으려면 연락처가 필요합니다. 적립을 하려면 전화번호를 받습니다. 그런데 이 정보를 어떻게 받고 어떻게 보관하느냐에 규칙이 있습니다. 큰 회사만의 이야기가 아닙니다.
1. 받을 때 — 동의가 먼저입니다
필요한 것만 받습니다. 예약에 생년월일이 왜 필요한가요? 안 쓰는 정보는 받지 않는 편이 안전합니다.
무엇에 쓸 건지 알리고 동의를 받습니다. 종이 신청서든 화면이든 이 네 가지가 있어야 합니다.
- 수집 항목 (이름, 연락처)
- 이용 목적 (예약 확인, 시술 이력 관리)
- 보관 기간 (예: 마지막 방문 후 1년)
- 동의를 거부할 수 있고, 거부하면 어떤 제한이 있는지
광고 문자를 보낼 거라면 별도 동의를 받습니다. 예약을 위한 동의와 광고를 위한 동의는 다릅니다. 한 칸에 묶으면 안 됩니다.
[필수] 예약 확인을 위한 개인정보 수집·이용에 동의합니다 □ [선택] 이벤트·할인 안내 문자 수신에 동의합니다 □
2. 광고 문자·카톡 보낼 때
「(광고)」를 제목 맨 앞에 표시합니다. 그리고 무료 수신거부 방법을 함께 적어야 합니다.
(광고) ○○미용실 8월 할인 무료거부 080-XXX-XXXX
밤에는 보내지 않습니다. 오후 9시부터 다음 날 오전 8시까지는 광고 전송이 제한됩니다. 이 시간에 보내려면 별도 동의가 필요합니다.
수신거부 의사를 밝히면 즉시 멈춥니다. 「한 번만 더」는 안 됩니다.
이걸 어기면 과태료 대상이고, 신고도 쉽습니다(118 불법스팸대응센터).
3. 보관할 때
종이 장부 카운터에 펼쳐 두지 마세요. 다른 손님이 앞사람 번호를 볼 수 있습니다. 잠기는 서랍에 둡니다.
휴대폰·컴퓨터
- 잠금을 걸어 둡니다
- 직원 개인 폰에 손님 번호를 저장하게 하지 마세요 (퇴사할 때 그대로 나갑니다)
- 엑셀 파일이면 암호를 걸어 둡니다
목적을 다하면 지웁니다. 「언젠가 쓸지도 모르니」 계속 갖고 있는 것이 가장 위험합니다. 보관 기간을 정해 두고, 지날 때마다 지우세요.
4. 직원에게도 규칙이 필요합니다
- 손님 정보를 밖으로 옮기지 않는다 (사진 촬영·개인 폰 저장 금지)
- 다른 손님 이야기를 하지 않는다
- 퇴사할 때 접근 권한을 없앤다
말로만 하지 말고 짧게라도 문서로 남기고 서명을 받아두면, 나중에 사고가 났을 때 사장님이 관리했다는 근거가 됩니다.
5. 유출됐을 때
장부를 잃어버렸거나, 문자를 잘못 보내 다른 사람 번호가 노출됐거나, 해킹을 당했을 때입니다.
- 무슨 정보가 몇 명분 빠졌는지 파악합니다
- 당사자에게 알립니다 — 어떤 정보가, 언제, 왜 유출됐는지
- 개인정보보호위원회·한국인터넷진흥원에 신고합니다 (118)
- 추가 유출을 막습니다 — 비밀번호 변경, 접근 차단
숨기는 것이 가장 나쁩니다. 나중에 드러나면 훨씬 무겁게 처리됩니다.
6. 오늘 바로 할 수 있는 것
- 예약 장부·신청서에 동의 문구가 있는가
- 광고 문자에 (광고) 표시와 무료거부 번호가 있는가
- 밤 9시 이후에 문자를 보낸 적이 없는가
- 손님 연락처가 든 파일·장부가 잠겨 있는가
- 안 쓰는 오래된 명단을 지웠는가
Q. 단골 몇 명 번호만 있는데도 해당되나요? A. 규모와 관계없이 개인정보를 다루면 적용됩니다. 다만 규모가 작으면 지켜야 할 항목도 적습니다. 위 여섯 가지 정도면 대부분 커버됩니다.
Q. 카카오톡 채널로 보내는 것도 광고 규칙이 적용되나요? A. 광고성 메시지라면 같은 원칙이 적용됩니다. 채널 친구 추가가 곧 광고 수신 동의는 아닙니다.
Q. 예약 앱을 쓰면 제가 신경 안 써도 되나요? A. 앱 회사가 처리하는 부분은 그쪽 책임이지만, 사장님이 따로 받아 적은 정보는 사장님 책임입니다.
개인정보보호법·정보통신망법은 사업 규모와 처리 방식에 따라 적용 범위가 다릅니다. 자세한 기준은 개인정보보호 종합포털(privacy.go.kr) 또는 118 상담을 이용하세요.